Einleitung
Lesen Sie unsere Einleitung und lernen Sie in unserem „Leitfaden zur Sanktionslistenprüfung“, wie Sie die Sanktionslistenprüfung in Ihrem Unternehmen mit ARGOS durchführen können. Wir zeigen Ihnen, wann die Prüfung am besten durchgeführt werden sollte und welchen Inhalt sie haben sollte.
ARGOS will und kann Abhilfe schaffen Ihnen bei der Umsetzung der Sanktionslistenprüfung zu helfen.
Die Motivation zu ARGOS
Selbst als wir, die Markus Fischer & Michael Fischer GbR, mit dem Problem konfrontiert wurden, haben wir ARGOS entwickelt. Diese Software ermöglicht eine benutzerfreundliche und übersichtliche Antiterrorismusprüfung Ihrer Geschäftskontakte – komfortabel, kostengünstig und zuverlässig.
Unsere Kompetenz und Erfahrung ist Ihr Vorteil
Mit mehr als 10 Jahren Erfahrung auf dem Markt werden wir oft gefragt, wie die Durchführung der Sanktionslistenprüfung im jeweiligen Unternehmen umgesetzt werden kann. Nach weiteren Gesprächen hat sich herausgestellt, dass es lediglich eines Anstoßes bedarf. Die Grundidee zur Integration der Sanktionslistenprüfung mit der ARGOS Compliance Software im jeweiligen Unternehmen ist äußerst einfach umzusetzen. Da sich das Umfeld in Ihrem Unternehmen mit Sicherheit von dem in anderen Unternehmen unterscheidet, bieten wir Ihnen gerne unsere Beratung an. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für Sie. Dieser Leitfaden zur Sanktionslistenprüfung steht Ihnen zur
Video zur Sanktionslistenprüfung
Die ersten Schritte
Die nächsten Fragen tauchen bereits kurz nach der erfolgreichen Integration von ARGOS in den Unternehmen auf. Neben den Softwareeinstellungen geht es insbesondere um den besten Zeitpunkt und Inhalt der Prüfung, sowie um die Frage, wer alles geprüft werden muss. Hier genügt eine anfängliche Idee. Wann ist es sinnvoll, eine Prüfung der Sanktionslisten durchzuführen? Nach den ersten Gesprächen entwickeln sich schnell eigene Ideen.
Unsere Videothek
Wir haben Videos für Sie vorbereitet die Ihnen den Einsstieg in die Verwendung von ARGOS erleichtern sollen. Diese Videos reichen von den ersten Schritten der Einzelsuche bis hin zur Erklärung des Ergebnisdokuments. Besuchen Sie hier unsere Videothek.
Kontakt zu uns
Sie haben Fragen zum Leitfaden zur Sanktionslistenprüfung oder anderen Themen? Schreiben Sie uns einfach hier eine Nachricht und Sie erhalten schnellstmöglich eine entsprechende Rückantwort.
Leitfaden zum Prüfzeitpunkt der Sanktionslistenprüfung
Sobald eine Sanktionslistenprüfungssoftware integriert ist, stellt sich die nächste Frage: Wann ist der geeignete Zeitpunkt, um alle Stamm- oder Einzeldaten gegen die Sanktionslisten abzugleichen?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal auf einen bestimmten Zeitpunkt festlegen, da verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Dies führt zu unterschiedlichen Aussagen. Sicherlich haben alle Aussagen unter bestimmten Aspekten Ihre Richtigkeit. Aber eben nur unter genau diesen Aspekten.
Es gibt verschiedene Ansichten darüber, ob der gesamte Stammdatensatz einmal pro Tag bearbeitet und sorgfältig überprüft werden soll oder ob er einmal pro Woche oder einmal pro Monat überprüft werden soll, und es gibt verschiedene Ansichten darüber, ob der gesamte Stammdatensatz einmal pro Woche oder einmal pro Monat überprüft werden soll. Eine weitere Meinung lautet, dass nur im Bedarfsfall für die betroffene Adresse eine Prüfung durchgeführt werden sollte. Es ist sicherlich einfach, für jede der genannten Richtlinien eine passende Situation zu beschreiben. Diese werden sicherlich aus dem realen Geschäftsbetrieb herausgezogen worden sein. Allerdings besteht das Problem darin, dass keine der oben genannten beispielhaften Aussagen sinnvoll miteinander kombiniert werden kann.
Hier soll versucht werden zu erläutern, wann es sinnvoll ist, eine Prüfung durchzuführen. Das folgende Beispiel stellt ein produzierendes Unternehmen dar, das mit einem potentiellen Neukunden Geschäfte tätigen möchte.
Leitfaden der Prozessbezogenen Prüfung
Gut ein potentieller Neukunde hat Sie kontaktiert. Und hier sollte auch schon die erste Prüfung statt finden. Beinhaltet z.B. die E-Mail eine digitale Signatur, ist die Grundlage der Prüfung schon einmal vorhanden. Liegt diese Information noch nicht vor, sollte zumindest die komplette Adresse erfragt werden.
Die Prüfung des ersten Kontakts ist wichtig, um im Vorfeld schon einmal fest zu stellen, ob Sie mit dem neu entstandenen Kontakt überhaupt in eine geschäftliche Beziehung treten dürfen. Ist das nicht der Fall, ersparen Sie sich viel Zeit für möglicherweise aufwändige Ausarbeitungen von Angeboten.
Zeitpunkt der ersten Sanktionslistenprüfung
Die erste Prüfung ist durch und das Prüfergebnis hat keine negativen Ergebnisse gebracht.
Auf die erste Prüfung werden Sie tätig. Sie treten in ausgiebiger Kommunikation mit Ihrem potentiellen Neukunden und klären mit Ihm was er benötigt. Es ist Zeit ein Angebot zu verfassen und die zweite Prüfung durch zu führen.
Zwischen der ersten Kontaktaufnahme und dem Verfassen eines Angebotes können Tage bis Wochen vergehen. Die Listen ändern sich in unregelmäßigen Abständen. Um sicher zu stellen, dass Sie nach wie vor mit Ihrem Neukunden in eine geschäftliche Beziehung treten dürfen ist jetzt eine erneute Prüfung notwendig. Der Einwand, warum jetzt schon zu prüfen ist, da ja noch keine Rechnung geschrieben wird und keine finanziellen Mittel fließen, ist durchaus nach zu vollziehen. Doch bedenken Sie. Mit der Abgabe eines Angebotes signalisieren Sie die Bereitschaft ein Rechtsgeschäft tätigen zu wollen. Allein diese Bereitschaft ist nicht strafbar, könnte Ihnen aber im ungünstigsten Fall negativ angelastet werden.
Zeitpunkt der zweiten Sanktionslistenprüfungrüfung
Die zweite Prüfung ist durch und hat, wie zuvor, kein negatives Ergebnis gebracht.
Der Neukunde ist begeistert und bestellt eine Maschine gemäß Ihres abgegebenen Angebots. Bevor Sie daran denken die Maschine in Produktion zu geben sollte jetzt eine Prüfung durchgeführt werden.
Auch hier, zwischen Angebotsabgabe und Auftrag können wieder Tage, Wochen oder Monate liegen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Sanktionslisten geändert haben wächst mit jedem weiteren Tag der zwischen Angebotsabgabe und Kundenauftrag liegt. Die Prüfung ist auch deswegen so wichtig, weil Sie ab jetzt Geld in die Hand nehmen um die Maschine zu produzieren. Würden Sie jetzt ohne Prüfung die Maschine produzieren, laufen Sie Gefahr Geld zu "verbrennen". Ist das Ergebnis der Prüfung jetzt positiv, haben Sie eine Maschine auf Halde stehen die speziell für Ihren Kunden produziert wurden und nicht mehr weiter verkäuflich ist. Ein totaler Verlust.
Zeitpunkt zur dritten Sanktionslistenprüfung
Die dritte Prüfung ist durch und es hat wieder ein negatives Ergebnis gebracht.
Es ist Zeit die Rechnung zu schreiben, da die Ware Versandfertig auf dem Hof steht und zum Kunden verbracht werden kann. Die letzte Prüfung steht an.
Das ist auch die wichtigste Prüfung. Ab jetzt wird das Geschäft offiziell. Im Export Fall melden Sie die Ware über Ihr ATLAS System beim Zoll an. Haben Sie jetzt nicht geprüft und das Prüf Ergebnis ist positiv, bleibt die Ware auf dem Hof stehen. Der Zoll sperrt die Ausfuhr, denn der Zoll prüft garantiert. Geschieht das, geraten Sie unter Verdacht den gesetzlichen Vorschriften nicht Folge zu leisten. Sie laufen Gefahr mögliche Zoll Verfahrensvereinfachungen und den Status des AEO zu verlieren. Im ungünstigsten Fall ermittelt die Staatsanwaltschaft.
Zeitpunkt zur vierten Sanktionslistenprüfung
Die vierte und letzte Prüfung ist durch und hat erneut ein negatives Ergebnis gebracht.
Die Ware wird durch den Spediteur abgeholt und an den Kunden versendet. Sie konnten dieses Geschäft erfolgreich zum Abschluss bringen.
Zeitpunkt Übersicht der prozessbezogenen Sanktionslistenprüfung
Aus dem oben genannten Szenario ergeben sich demzufolge folgende Prüfzeitpunkte:
- Bei erster Kontaktaufnahme
- Prüfung bei Angebotsannahme (Kundenauftrag)
- Prüfung vor Produktion (fällt ggf. zusammen mit Kundenauftrag)
- Prüfung vor Zollanmeldung
- Prüfung vor Versand
Je nach Strukturierung des Unternehmens können der Zeitpunk der einzelnen Prüfungen zusammenfallen, wodurch sich weniger Prüfungen ergeben können. Die genauen Prüfzeitpunkte richten sich immer nach den vorhandenen Arbeitsabläufen.
Einzelsuche in der Praxis
Lernen Sie hier in einem Video wie Sie die Einzelsuche in der Praxis in Ihrem Unternehmen durchführen können.
Hinweis zum Beispiel
Wie oben bereits erwähnt handelt es sich hier um ein fiktives Beispiel. Es erhebt nicht den Anspruch vollständig zu sein oder alle Prozesse genauestens wider zu spiegeln. Hier werden lediglich Gedankenanstöße gegeben warum zu bestimmten Gegebenheiten Prüfungen durchgeführt werden sollten. Auch die genannten möglichen Reaktionen von Behördlicher Seite sind hier rein hypothetisch.
Leitfaden der Stammdatenprüfung
Gegenüber der prozessbezogenen Prüfung können Sie auch eine Stammdaten bezogenen Prüfung durchführen. Bei dieser Prüfungsform nehmen Sie Ihre Stammdaten und prüfen diesen komplett gegen die jeweils an Prüfungstag gültigen Sanktionslisten. Der große Vorteil ist, dass Sie alle Stammdaten in einer Prüfung zu einem Stichtag erfasst haben. Sie können das Protokoll der Prüfung nehmen, um den Nachweis der Prüfung gegenüber der zuständigen Behörde zu führen.
Die Stammdatenprüfung kann auch zum Nachweis für eine Geschäftsprozess verwendet werden. Hierzu müssen Sie das Protokoll der Gesamtprüfung aller Stammdatensätze einem Geschäftsprozess beifügen.
Das Ergebnis von Stammdatenprüfungen enthalten üblicherweise nur Name und Adresse des Geschäftspartners als Suchargument und einen Hinweis darauf, ob es zu einem oder mehreren Treffern kam oder nicht. Detailinformationen sind darin meist nicht enthalten, aber die sind für einen Prozess notwendig zu Dokumentation. Auch gibt es falsch positive Ergebnisse die erst durch eine Einzelprüfung verifiziert bzw. falsifiziert werden können.
Der richtige Zeitpunkt der Stammdatenprüfung
Stammdatenprüfungen sind immer dann sinnvoll, wenn die Stammdaten losgelöst von anliegenden Prozessen überprüft werden sollen. Werden positive Ergebnisse festgestellt, sollten die Datensätze unverzüglich vorsorglich gesperrt werden, bis sie im Anschluss einer Einzelprüfung verifiziert oder falsifiziert wurden. Nach Abschluss der Einzelprüfung ist zu entscheiden, ob ein Kunden-/Lieferantendatensatz dauerhaft gesperrt bleibt oder wieder für weitere Geschäfte aktiviert wird.
Letztendlich muss immer jeder Prüfende selbst entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt der Prüfung ist.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zur Stammdatenprüfung
Laden Sie sich hier Ihre kostenlose ARGOS Demo Version herunter und Sie können unmittelbar mit der Prüfung beginnen.